Sådan moderniserer I jeres dataarkitektur
Behovet for modernisering er stort
De, der har et ansvar for at løse opgaver, som
f.eks.
- indberetninger
til myndigheder,
- finansiel
rapportering,
- compliancerapportering,
- udpege
Next Best Actions (NBAs) overfor kunderne,
- markedsføringskampagner
- optimere forretningsprocesser og supply chain management osv.,
råber alle efter en nem og fleksibel adgang til høj-kvalitetsdata på det mest detaljerede niveau. De har behov for at få stillet præcist de data til rådighed, der er nødvendige for at de kan løse deres opgaver hurtigt og fleksibelt.
Sådan har det altid været. Traditionelt har manglen på en samlet og holistisk virksomheds-dataarkitektur medført, at forskellige afdelinger har udviklet egne løsninger. Oprindeligt var det teknologisk set tungt og dyrt, at tilvejebringe store sammenhængende datasæt til analyseformål. Af den årsag var opgaven tidligere mere, at man bogførte, det der var sket, og i mindre grad, at anvende data som støtte til ”det der kan forventes at ske fremover”.
Derfor står mange etablerede virksomheder med systemer og løsninger, der ikke var tænkt ind i de muligheder for analytics, som teknologien nu understøtter. Disse virksomheder står med det, der undertiden benævnes, som teknologisk gæld.
Størrelsen af denne teknologiske gæld afhænger af flere forhold og ikke mindst størrelsen og kompleksiteten af virksomheden. Desto større og mere kompleks, jo flere forskellige systemer og løsninger er der blevet bygget for at kunne registrere det nødvendige i virksomheden. Virksomheder der opererer i flere lande og har indgået i fusioner eller køb af andre virksomheder, har ofte fået forøget den teknologiske gæld i form af stadig flere sub-systemer, og øget kompleksitet. De mange forskellige systemer og løsninger medfører at data der skal repræsentere det samme for f.eks. en given kunde, produkt, leverandør eller medarbejder, står registreret flere gange, og inkonsistent.
Registreringssystemerne benævnes også ”legacy systems” og indgår i det system- og datalag Gartner benævner Systems of Record.
Mange virksomheder har derfor over flere år investeret i, at modernisere deres dataarkitektur. Der er flere undersøgelser, der bekræfter mange virksomheders erfaring; at det kun er lykkedes meget få af disse virksomheder, at komme i mål inden for budget og tidsrammer. Mange virksomheder kæmper derfor fortsat med, at deres dataarkitektur ikke er tilpasset de strategier, mål og løsninger, som de ønsker, og som er nødvendige for, på den lange bane, at kunne konkurrere mod nye aktører, der bygger deres virksomhed op uden teknologisk gæld.
Men der håb: For teknologien gør det nemlig muligt,
at bygge nyt oven på det gamle.
Byg en reference datastruktur - og hold kundefokus
En del moderniseringsprogrammer har haft til formål at eliminere den kompleksitet, der gradvist er bygget op i Systems of Records. For mange har fokus været på at udskifte en række af de eksisterende legacy systemer til færre og mere sammenhængende nye systemer. Det viser sig ofte at være en meget svær opgave. Erfaringer afslører nemlig, at der ofte er en række meget komplekse og helt unikke registreringer knyttet til et gammelt legacy system, som ikke ”passer ind” i et nyt system. Det er en vigtig pointe, at det netop er sådanne ”devils in the detail”, der gør, at tids- og budgetrammer overskrides, og store ’Systems of Record- projekter’ trækker meget store ressourcer på organisationen. Det ender i lange teknologiske udredninger på områder, der sjældent er betydende for de mål virksomheden har sat sig.
Derfor ender denne tilgang til modernisering af virksomhedens teknologi -og datastruktur sig i at fokus i alt for lang tid fjernes fra kunderne, og i stedet ender i en interne langstrakte udredninger om forhold, der ikke er væsentlige i forhold til virksomhedens strategi, forretningsmål og ønskede løsninger.
Det vil derfor ofte være bedst at anlægge en dual-strategi, der bringer virksomheden langt hurtigere på omgangshøjde med de førende konkurrenter på dataområdet, og hvor fokus er på at realisere konkrete forretningsmål og på at understøtte stadig bedre digitale kundeløsninger.
Det kan gøres ved at bygge en reference-datastruktur ovenpå de eksisterende dataregistreringssystemer. Formålet med denne reference-datastruktur er, at sikre virksomheden ét konsistent datasæt. Dette tilvejebringes ved at fokusere hårdt på ”master data management” (MDM). I mange tilfælde vil der i de mange forskellige legacy-systemer forekomme forskellige ”sandheder” om kunden, produktet eller hvad der måtte være i fokus. I nogle tilfælde kan der være forskellige adresser, titler og uddannelser knyttet til en kunde, alt afhængigt af, i hvilket underliggende legacy-system, der tilgås.
MDM-processen sikrer netop, at der bliver ”ryddet” op. Ved at konstruere reference-datastrukturen nødsages virksomheden til at dataoprydning, datarensning og datakvalitetstjek. I samme forbindelse vil det i mange tilfælde også være tilrådeligt at etablere egentlige datakataloger, hvor data-fødsel, sammenhænge, definitioner mv. er dokumenteret med den store fordel, at sikre fuld klarhed over data på tværs i hele organisationen.
Dette er nøglen til hurtigere time-to-market med nye og bedre kundevendte services, bedre processer og mere præcis risikostyring. Det er sådanne tiltag, der sikrer, at nogle virksomheder nemt kan overtage andre virksomheder og i løbet af meget kort tid, have disse virksomheders systemer og data fuldt integreret. Det er samtidigt også det, der sikrer, at der nemt kan bygges nye modeller, fx AI-modeller, til brug for Next Best Actions (NBA).
Det betyder ikke at de gamle legacy systemer ikke skal renoveres og moderniseres. Men det betyder at denne opgave kan udføres gradvist og styret, og uden tab af konkurrenceevne, fordi der samtidigt – dualt - etableres det rette datagrundlag til brug for forretningsudviklingen. Alle registreringsdetaljer (devils in the detail) kan fortsat forblive i ”Systems of Record”, og håndteres, som vanligt. Det virker jo, og er ofte ikke afgørende for realisering af strategi og forretningsmål.
Figuren nedenfor viser en general arkitektur, hvor
fokus i første omgang har være på, at etablere en data lake, som
grundlag for at sikre datakonsistens og datasammenhæng.
Med denne tilgang kan der hurtigt leveres på virksomhedens strategi og forretningsmål. Med denne tilgang kan virksomheden hurtigere komme på omgangshøjde med de nyetablerede og udvikle nye services, kampagner mv. hurtigere, så time-to-market går fra år til måneder, måneder til uger, og uger til dage.
Anbefalinger
- Informer klart ud om jeres moderniseringsprogram: Hvorfor det igangsættes, hvordan det organiseres, målene der skal nås og bliv ved med at kommunikere. Se mere: Spiser kulturen jeres strategi?
- Organisér arbejdet korrekt. Samtidig med, at I gradvist bygger en ny struktur, skal virksomhedens dagligdag køre videre. Denne duale strategi gør det relevant at overveje etablering af en dedikeret ”moderniseringsteam”, og et ”keep on the good work team”.
- Gør det klart, at moderniseringen sker gradvist ved at levere ”Minimum Viable Products” (MVPs) på en måde der kan skaleres.
- Vis resultaterne af leverede MVPs. Vis og kvantificer fordelene ved, at have fået et konsistent datasæt, ved at de samme data, der blev brugt til ét MVP genanvendes til et andet MVP, og at udviklingsteamet ikke skulle ”starte forfra”. Vis at time-to-market er blevet forkortet markant.
- Kommuniker klart ud, helst up-front, at der i takt med moderniseringen sker ændringer i arbejdsprocesserne. Brug evt. Business Process Management (BPM) værktøjer til understøttelse af procesudvikling.
- Lav en separat og prioriteret plan for moderniseringen af Systems of Record. Prioritering er et nøgleord. Hvis I har nogle specialløsninger, der virker, og som ikke er væsentlige i forhold til realisering af jeres strategi og datastrategi – overvej at lade dem være. Der skal være en plan – men den kan godt strække sig over længere tid. Det væsentlige er at holde fokus på kunderne. Hold fast i det.
- Lav uddannelses- og informations sessions, så I hele tiden holder fast i den forandring I ønsker.
- Tænk kunderne ind.
Mogens Kristensen
+45 21 69 53 40
Toke Friborg
+45 20 34 01 67
